أفكار وخطوات لإدارة الوقت بشكل أفضل في عالم إدارة الفعاليات.
العمل في مجال تنظيم الفعاليات يتطلب من الشخص ان يكون منظما لكي يستطيع تقديم خدمات التنظيم لغيره، وهذا يعني ان يتحلى بالمهارات والتسلح بمجموعة من الادوات التي تزيد من انتاجيته والقدرة على الانجاز في ما يملك من الوقت.
عام جديد وتطلعات جديدة، والفرصة للتقدم في عملك والمؤسسة التي تعمل لها، سنقدم لك هنا مجموعة من النصائح والتوصيات التي تساعدكم في التنظيم:
القوائم المرجعية، صديقك الدائم
تعد القوائم المرجعية (Checklist) من أسهل الطرق في تنظيم نفسك، بحيث تكون مرجعا لك في مراحل التنفيذ، ولمنظم الفعاليات تعد القوائم المرجعية أداة لتسهيل العمل، مثلا عند الذهاب لعمل مسح لموقع فعالية مقترح يكون بناء قائمة بنقاط المسح المطلوبة عاملا مهما لتتأكد من تغطية جميع النقاط، ومرجعا لك في المسوح المستقبلية ومع تكرار هذا التوجه في مجالات آخرى من أعمال التنظيم يصبح لديك مخزون معرفي ونظام عمل أسرع.
تستطيع بناء القوائم المرجعية باستعمال اي الوسائط التي تفضلها، باستعمال برامج معالجة النصوص او باستخدام التطبيقات المخصصة للهاتف او الكمبيوترات اللوحية
إستخدم التقويم (Calender)
في هذا العصر والاعتماد الكلي على الهاتف المحمول والكمبيوترات أصبح التقويم متاحا بشكل أكبر رقميا، بحيث تحديثك الدائم لمواعيد الاجتماعات، او المقابلات، او مواعيد تسليم الاعمال على هاتفك ليكون متوفرا لك في جميع الاوقات.
وعندما تقوم بربط التقويم بين هاتفك، بريدك الالكتروني، وكمبيوترك الشخصي تصبح على اطلاع دائم بجدول الأعمال وما يجب عليك عمله في الساعة القادمة.
خصص بعض الوقت لنفسك
إذا قمت بجميع ما سبق من استخدام الجداول وتحديث مواعيدك بشكل منتظم، اجعل لك مساحة من الوقت، مثل ان تقوم بحجز موعد تناول الطعام على التقويم أو تخصيص وقت للرياضة او العائلة بحيث تحافظ على صحتك العقلية والبدنية.
خذ قسطا وافرا من النوم
هذا لا يعني النوم لساعات طويلة، لكن سيكون من الصعب أن تحافظ على جدول منظم وتتابع يومك بتنظيم وانت تشعر بالنعاس والتعب معظم الوقت، بسبب ضغوط العمل المتكررة ستلاحظ حصول بعض الاخطاء البسيطة.
حاول المحافظة على ما لا يقل عن ٥ ساعات من النوم يوميا لتستطيع العمل بذهن صافي وصحة بدنية
إستخدم التطبيقات السحابية (cloud)
ما يزال الاعتماد على المعاملات الورقية منتشرا، ولكن لا تستطيع التنقل بعدد كبير من الافكار والعروض، أما التطبيقات السحابية فهي وسيط مثالي لتساعدك على الانتاجية واستغلال الوقت.
إجعل لك نسخة الكترونية من جميع ملاحظاتك واعمالك وخزنها على أحد التطبيقات السحابية لسرعة الوصول لها عند الحاجة، ايضا تستطيع عمل نسخ إحتياطية للطوارئ لجميع بياناتك.
كن مستعدا لاخذ الملاحظات
ربما تعتقد انه امر سهل، لكن عندما تكون بحاجة لكتابة بعض الملاحظات دون أن تكون مستعدا وتحمل دفترا وقلما قد يأخذك ذلك بعض الوقت لتعد نفسك لهذه المهمة.
وهذا ينطبق على جميع مراحل الفعاليات، لذلك يعد دفتر الملاحظات من أهم الأدوات لتنظيم الفعاليات، فوجوده معك دائما يمكنك من تدوين الأفكار، والملاحظات، ونقاط الإجتماعات.
كلمات ختامية
رغبتك بتنظيم وقتك هي بداية الطريق، فإذا أردت حياة أكثر تنظيما وعملا ناجحا في تنظيم الفعاليات فعليك بالتحضير جيدا لطريقتك الخاصة في توفير وتنظيم الوقت، أينما كنت في مسيرتك العملية تعتبر هذه النقاط أساسية في طريق التنظيم العملي.
ما هي طريقتك في تنظيم الوقت والعمل؟ هل تقوم بتطبيق بعض او كل هذه النقاط في حياتك العملية؟
المصدر: skift.com
