يعتبر قطاع الفعاليات من اكثر القطاعات العملية تنوعا من حيث طبيعة الوظائف، ونوع الخدمات المقدمة، وهو من القطاعات المتطورة بشكل مستمر لتوسطه جميع قطاعات الأعمال والتكنولوجيا مما يجعله قريبا من كل ما هو جديد في هذه العوالم، فما هي الفعاليات؟ وكيف تعرف أن هذه فعالية؟ وما هو علم تنظيم الفعاليات؟
الفعاليات هي مناسبات في حياة الأشخاص أو المجموعات (الشركات) بحيث يتم تطبيق مجموعة من الإستراتيجيات والتصاميم لخلق تجربة مميزة للمشاركين وتحقيق أهداف الفعالية (مادية أو معنوية).
مثلاً إذا أخذنا مناسبة ذكرى ميلاد أحد الأشخاص، فهي مناسبة سنوية أو احتفال سنوي وليست فعالية. لكن إذا قام صاحب الإحتفال (أو توظيف متخصصين) لتصميم هيئة هذا الإحتفال، واختيار موقع لإقامته، وإضافة مجموعة من العناصر الجمالية والديكورات للموقع، وترتيب خدمات الضيافة، وتنظيم الفقرات الترفيهية؛ هكذا يصبح لدينا فعالية.
والفعاليات يجب أن تجيب على خمسة أسئلة رئيسية، إذا وجدت في أي مناسبة/إحتفال يمكن أن تصنف كفعاليات وهي:
- ماذا؟
- وهي تجيب على نوع الفعالية وفئتها، فالسؤال جوابه مثلا: ”حفل العيد السنوي ال ٣٠ لشركة معينة، عشاء إحتفالي“ فهنا يبين لنا الجواب أن المناسبة سنوية لشركة، وهي من فئة العشاء الإحتفالي (ويعني عشاء باللباس الرسمي، وبترتيب طاولات دائرية، ويتضمن عنصر ترفيهي“
- وفي بعض الأحيان قد يكون الجواب مختصراً او مفصلاً كما سبق
- لماذا؟
- وهذا السؤال جوابه هدف الفعالية الأساسي، هو ”حفل العيد ال٣٠ للشركة“ لماذا؟ لتجديد الثقة مع السوق المحلس، وإعلان استمرارنا بالعمل لمدة ٣٠ عاماً، وهذا يؤكد على تطورنا المستمر وتطلعنا لإحتفالات أخرى في المستقبل
- من؟
- من هم الحضور اوالمشاركين؟ وهنا نعرف الأشخاص أو الشركات ذات العلاقة والإهتمام بهذه الفعالية، فمثلا في حفلنا المشاركين هم: مؤسسين الشركة والمدراء التنفيذيين، أقدم الموظفين، كبار عملاء الشركة، مدراء المشتريات في الهيئات الحكومية والخاصة (إذا كانت الشركة ذات منتجات للبيع) وبذلك نحدد من هم الفئة المستهدفة.
- متى؟
- وهذه تبين تاريخ ووقت ومدة الفعالية، فالفعالية يجب أن تكون محددة الزمان والمكان فمثلا يكون جواب هذا السؤال مثلا هو ”يوم الخميس ٦ نيسان/أبريل ٢٠٢٣ الساعة ٧ مساءاً ولمدة ساعتين“ ومدة الفعالية في العادة لا يعلن عنها في الفعاليات الخاصة وفعاليات الأعمال وإنما تكون متفق عليها بين المنظمين وأصحاب الفعالية.
- أين؟
- وهو موقع الفعالية، فالمكان المحدد من عناصر الفعاليات ويتم اختيار الموقع بما يتناسب مع نوع الفعالية وطبيعتها فإما يكون الموقع مركزاً للمعارض والمؤتمرات أو قاعة فندق أو مناطق تاريخية وثقافية بحسب نوع الفعالية، فمثلا يمكن أن يكون جواب السؤال هو ”مركز دبي العالمي للمعارض، أو مركز الدوحة للمعارض والمؤتمرات“.
أين يقع علم تنظيم الفعاليات من علوم الإدارة الأخرى؟
علم تنظيم الفعاليات هو متوسط بين مجموعة من المجالات الأخرى، فيقع بين علم إدارة المشاريع، والتسويق، والعلاقات العامة، بحيث يحتاج العامل في هذا المجال إلى مهارات إدارة وتنظيم الوقت، والموارد والمشتريات وإدارة المواقع، ويحتاج أيضا مهارات تسويقية للتعريف بالفعالية والوصول إلى الشريحة المستهدفة، وتحتاج إلى مهارات التخاطب وإدارة الإعلام والتواصل الإجتماعي.
وهنالك مهارات أخرى محببة لمن يعمل في قطاع تنظيم الفعاليات كدقة الملاحظة وإدارة الأزمات، الذكاء العاطفي والقدرة على التعامل مع الضغوطات المرتبطة بهذا النوع من العمل.
يجدر بالذكر أن قطاع الفعاليات هو من أكثر القطاعات جذباً للعاملين في مراحلهم الأولى كطلاب الجامعات في سنواتهم الأخيرة والمتخرجين حديثا، لما يتميز به هذا القطاع من تنوع وتحديات ولكن يعتبر ايضا من أكثر الأعمال المتطلبة على صعيد الصحة النفسية، فهو يعد خامس أكثر الأعمال توترا في العالم.
علاء الشبول
